Cómo saber si tu programa se puede conectar con otro

Un cliente que aparece en el CRM con un teléfono y en el programa de facturación con otro. Un pedido que se escribe dos veces. Antes de pensar en soluciones, hay una pregunta previa que puedes responder tú sin ser técnico: si tu programa se deja conectar con otro. Aquí tienes dónde mirar, qué preguntar al proveedor y cómo leer lo que te conteste.

Qué buscas: una API, un conector o un archivo

Hay tres formas de que un programa hable con otro. Conviene distinguirlas, porque la respuesta del proveedor casi siempre usa una de estas palabras.

• API. Una puerta que el programa abre para que otros programas lean o escriban datos en él sin pasar por una persona. Es la forma más flexible y la que permite integraciones a medida.
• Conector o integración ya hecha. Una conexión preparada entre dos programas concretos, que se activa en los ajustes. Es lo más rápido si existe la pareja que necesitas.
• Importar y exportar archivos. Sacar un archivo de un programa y meterlo en otro. Sirve, pero sigue necesitando a una persona en medio, así que no resuelve el problema de fondo.

Dónde mirar tú, sin llamar a nadie

Diez minutos con el programa abierto y el buscador de su ayuda.

• En los ajustes del programa. Busca un apartado que se llame Integraciones, Conexiones, Aplicaciones o API. Si existe, apunta qué conexiones ya hechas ofrece.
• En la ayuda o documentación del fabricante. Escribe en su buscador las palabras API, webhook, integraciones y desarrolladores. Si aparece una sección con la lista de lo que se puede leer y escribir, la API existe y está documentada.
• En la página de precios o de planes. A veces la API solo viene con ciertos planes. Si no lo ves claro, es una de las preguntas del correo de abajo.
• En el propio programa que quieres conectar. La conexión tiene dos extremos. Haz la misma búsqueda en los dos.

Las seis preguntas para tu proveedor

Copia esto en un correo. Todo en lenguaje normal.

• ¿El programa tiene API? ¿Está documentada públicamente? ¿Me podéis pasar el enlace?
• ¿Permite leer y escribir datos, o solo leerlos?
• ¿Qué datos se pueden leer y escribir? Necesito estos: (escribe tu lista, por ejemplo clientes, facturas, pedidos).
• ¿Está incluida en mi plan actual o tiene coste aparte? Si lo tiene, cuánto.
• ¿Hay un límite de peticiones o de volumen de datos?
• ¿Hay alguna conexión ya hecha con (nombre del otro programa)?

Cómo leer la respuesta

Dos ejemplos con la documentación delante

Dos programas muy usados en empresas y cómo lo cuenta su propio fabricante.

• Microsoft 365. Microsoft Graph es la API que da acceso por REST a datos de servicios como Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Excel o Planner. Está descrita en la documentación de Microsoft Graph.
• Dynamics 365 Business Central. Ofrece una API REST estándar para intercambiar datos con otros programas. En Business Central online las API vienen activadas por defecto y en una instalación propia hay que activarlas. Según la documentación, ampliar una API estándar con campos propios no es posible, y para eso hay que crear una API personalizada. Está en la referencia de la API v2.0.

Que un programa tenga API no significa que la conexión que necesitas salga sola. Significa que se puede construir, y que el trabajo es diseñarla bien para tu caso.

Qué hacer con el resultado

Con las respuestas en la mano, no conectes todos los programas a la vez. Empieza por el punto donde más se duplica el trabajo o donde alguien se ha equivocado por tener dos versiones del mismo dato. Si ese punto tiene API en los dos extremos, ya tienes un caso claro. Si el problema es de más programas de los que crees, en señales de que necesitas automatizar un proceso tienes cómo ordenar por dónde empezar.