Cómo saber si tu programa va a emitir y recibir factura electrónica entre empresas

El 5 de octubre de 2026 el BOE publicó la Orden HAC/1028/2026, la que regula la solución pública de facturación electrónica. Entra en vigor el 6 de octubre y con ella empiezan a contar los plazos de la factura electrónica entre empresas. Aquí tienes lo que dice la norma y, sobre todo, cuatro comprobaciones que haces tú desde la pantalla de tu programa y seis preguntas para mandar a tu proveedor.

Qué ha cambiado esta semana

La obligación de facturar en formato electrónico estructurado entre empresarios y profesionales nace de la Ley 18/2022, conocida como Crea y Crece. Su reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE del 31 de marzo. Faltaba la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica, y es la que ha salido.

La propia Orden dice en su disposición final única que, con su entrada en vigor, se inicia el cómputo de los plazos del reglamento. Esos plazos están en la disposición final cuarta del Real Decreto 238/2026 y se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden:

• Doce meses para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
• Veinticuatro meses para todos los demás.

El volumen de operaciones se calcula como en el IVA, según el artículo 121 de la Ley 37/1992. Para saber tu fecha, cuenta los meses desde el 6 de octubre de 2026 y confírmala en el BOE antes de decidir nada.

Hay una excepción que conviene conocer. Las facturas simplificadas quedan fuera de la obligación, salvo las simplificadas cualificadas del artículo 7.2 del Reglamento de facturación (artículo 4.1 del Real Decreto 238/2026). Y la obligación es entre empresarios y profesionales: las facturas a particulares no entran.

Qué cuenta como factura electrónica y qué no

El artículo 7.1 del reglamento admite cuatro formatos: CII, UBL, EDIFACT y Facturae. Un pdf no está en esa lista. Es una imagen que una persona lee y teclea en su programa, y la factura electrónica obligatoria es un archivo que el programa del receptor lee solo.

Si superas los 8 millones de operaciones, durante los doce primeros meses de aplicación tendrás que acompañar la factura electrónica de un pdf legible, salvo que tu cliente acepte expresamente recibirla solo en el formato original (disposición transitoria segunda).

Cómo se recibe y se emite: las tres vías

El sistema español tiene dos piezas. Las plataformas privadas de intercambio de facturas, que son las de tu proveedor o las de un intermediario, y la solución pública de la Agencia Tributaria. Puedes usar una, la otra o las dos (artículo 5.2).

• Si no has acordado con tu proveedor recibir las facturas por una plataforma privada, se entiende que recibes por la solución pública, sin que tengas que comunicar nada (artículo 6.1).
• Si recibes por una plataforma privada, tienes que hacer público tu punto de entrada de facturas en tus comunicaciones con otras empresas y, si tienes web, en la web (artículo 6.3). Si no lo publicas, tu punto de entrada pasa a ser la solución pública.
• Si emites sin la solución pública, tu plataforma o tu programa debe mandar a la solución pública, a la vez que emite, una copia fiel de cada factura en formato UBL (artículo 6.2).

Cuatro comprobaciones que haces tú en tu programa

Ninguna necesita conocimientos técnicos. Haz las cuatro con el programa abierto y apunta el resultado.

• Mira en qué formatos exporta una factura. Busca en la ayuda o en el menú de exportación los nombres UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Si solo genera pdf, hoy no emite factura electrónica estructurada.
• Mira cómo identifica cada factura. El reglamento exige un código único que incluya el NIF del emisor, la serie y el número, y la fecha de expedición (artículo 7.5). Emite una factura de prueba y comprueba que esos tres datos salen siempre y que no se repiten.
• Pide a un proveedor tuyo una factura de prueba en formato electrónico y mira si tu programa la importa sin que teclees nada. Es la comprobación de recibir, y es la que más programas tienen sin resolver.
• Busca dónde marcas una factura recibida como rechazada o como pagada. Los destinatarios tienen que informar de la aceptación o el rechazo comercial y del pago efectivo con su fecha (artículo 10). Si el programa no tiene dónde apuntar esos estados, anótalo.

Una precisión sobre esa última. Para las personas físicas con volumen de operaciones de hasta 8 millones, informar de los estados es voluntario hasta que pasen doce meses desde que el reglamento produzca efectos para ellas (disposición transitoria tercera).

Las seis preguntas para tu proveedor

Copia esto en un correo y mándalo. Todo en lenguaje normal.

• ¿Mi versión va a emitir facturas en formato UBL, CII, EDIFACT o Facturae? ¿En cuál y desde qué fecha?
• ¿Mi versión va a importar facturas recibidas en esos formatos sin que yo teclee los datos?
• ¿Vais a trabajar con una plataforma privada de intercambio de facturas o con la solución pública de la Agencia Tributaria? Si es privada, ¿cuál?
• ¿Las facturas saldrán firmadas con firma electrónica avanzada, como exige el artículo 7.3 si se emiten por una plataforma privada, y quién gestiona esa firma?
• Si no usáis la solución pública para emitir, ¿vuestro sistema enviará a la Agencia Tributaria la copia fiel en UBL de cada factura?
• ¿Se puede marcar en el programa el rechazo y el pago de una factura recibida y comunicarlo? ¿Tiene coste aparte?

Guarda la respuesta por escrito, con fecha y con el nombre de la versión. Si te contestan con "estamos trabajando en ello" y sin fecha, vuelve a preguntar a los 30 días y empieza a mirar alternativas en paralelo.

"Un pdf que se envía por correo sigue siendo una imagen. La factura electrónica es un archivo que el programa del otro lado lee solo."

Si el programa de facturación es tuyo

Si encargaste tu propio programa de facturación, o lo desarrollaste en casa, no hay proveedor al que mandarle ese correo. Las cuatro comprobaciones de arriba las tienes que cubrir con trabajo propio: generar el formato, el código único, la firma si pasas por una plataforma privada, la copia fiel y el control de estados. Reúne quién hizo el programa, si conservas el código y qué versión usas, y con eso se puede valorar si adaptarlo o cambiar a uno del mercado.

No la confundas con Verifactu

Son dos normas distintas que tocan el mismo programa. Sobre Verifactu: la norma en vigor exige tener los sistemas listos antes del 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé aplazar esas obligaciones hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica de quien no supera los 8 millones de euros de facturación anual. El cambio todavía no está en el BOE a 7 de octubre de 2026. Si planificas las dos juntas, tocas tu programa una sola vez. La factura electrónica entre empresas regula cómo mandas la factura a tu cliente, en qué formato y por qué canal. Verifactu regula cómo tu programa registra cada factura por dentro, para que no se pueda borrar ni retocar. Puedes tener que cumplir las dos. Para la segunda, tienes la guía gemela de esta: cómo saber si tu programa va a estar listo para Verifactu. Y para ver de dónde sale toda esta ola normativa, el plan europeo ViDA.

Fuentes oficiales

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. BOE.
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. BOE del 31 de marzo de 2026 (BOE-A-2026-7295). Artículos 4, 5, 6, 7 y 10, disposiciones transitorias segunda y tercera y disposición final cuarta.
• Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica. BOE del 5 de octubre de 2026 (BOE-A-2026-20587). Disposición final única.