Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia y cuándo te toca

Emitir factura en pdf y mandarla por correo va a dejar de valer entre empresas. La Ley Crea y Crece va a obligar a que las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas y estructuradas, con un formato que el ordenador del que las recibe pueda leer solo. La norma está aprobada. La fecha exacta todavía no, y aquí te explicamos por qué y qué puedes ir haciendo.

Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas

Una factura en pdf es electrónica solo de nombre. La abres, la lees con los ojos y copias los datos a mano en tu programa. Para un ordenador sigue siendo una imagen.

La factura electrónica obligatoria entre empresas es otra cosa. Es un archivo estructurado, con cada dato en su sitio, que el programa de quien la recibe entiende sin que nadie teclee nada. Fecha, importe, impuestos y concepto llegan ya colocados.

El objetivo de la ley es doble. Reducir la morosidad entre empresas, porque el estado de cada factura queda registrado, y facilitar el control. Lo importante para ti es más simple: cómo emites y cómo recibes tus facturas va a cambiar.

Qué cambia en tu día a día

Si hoy facturas a otras empresas, esto es lo que se mueve cuando la obligación entre en vigor.

• Tendrás que emitir tus facturas en un formato electrónico estructurado, no en un pdf normal ni en papel.
• Tendrás que recibir las facturas de tus proveedores por el mismo canal y poder informar de si las aceptas, las rechazas o ya las has pagado.
• Necesitarás un programa que hable ese formato, o un intermediario que lo haga por ti.

Para quien ya factura con un programa moderno, el salto es pequeño y lo resuelve el proveedor del software. Para quien factura en Word, en Excel o a mano, el cambio es real y conviene no dejarlo para el último mes.

A quién obliga la factura electrónica entre empresas

La obligación alcanza a las operaciones entre empresas y autónomos, lo que se llama B2B. Las facturas a particulares (B2C) van por otra vía y no entran aquí.

La ley prevé una aplicación por fases según el tamaño de la empresa, para que las más grandes empiecen antes y las pequeñas tengan más margen. El detalle de esas fases depende del desarrollo reglamentario, así que conviene mirarlo en la fuente oficial cuando se cierre.

Si facturas a otras empresas, parte de que te va a tocar. La pregunta no es si, sino cuándo.

"La norma está publicada. La fecha de obligación todavía no. Lo primero es cierto, lo segundo también, y mezclarlos es lo que genera confusión."

Cuándo te toca, y por qué todavía no hay fecha firme

Aquí vamos a ser honestos, porque hay mucha información que da fechas por seguras y no lo son.

La factura electrónica obligatoria entre empresas nace de la Ley 18/2022, conocida como Crea y Crece. Su reglamento, el Real Decreto 238/2026 de 25 de marzo, ya está publicado. Hasta ahí, todo firme.

Lo que falta es la Orden Ministerial que fija los detalles técnicos y arranca el cuenta atrás. Hasta que esa orden salga publicada, no hay plazo firme ni obligación en marcha. Cualquier fecha concreta que leas por ahí hoy es una previsión del sector, no una fecha legal cerrada.

Que no haya fecha firme no significa que puedas olvidarte. Significa que tienes una ventana para prepararte con calma antes de que el reloj empiece a correr, que es justo cuando se elige mejor y se paga menos.

No la confundas con Verifactu

Son dos normas distintas que llegan casi a la vez, y por eso se mezclan en las conversaciones.

• La factura electrónica entre empresas regula cómo mandas la factura a otra empresa, en qué formato y por qué canal.
• Verifactu regula cómo tu programa registra cada factura por dentro, para que no se pueda borrar ni retocar.

Una mira hacia fuera, hacia tu cliente. La otra mira hacia dentro, hacia Hacienda. Puedes tener que cumplir las dos. Si quieres el detalle de Verifactu, sus fechas y a quién obliga, lo contamos en un artículo aparte. Y si quieres ver el mapa europeo completo que origina a las dos normas, con sus propias fechas de 2028 y 2030, tenemos un artículo sobre ViDA.

Qué puedes hacer hoy para llegar a tiempo

Ninguno de estos pasos necesita que entiendas de tecnología. Necesita que preguntes a tiempo.

• Mira con qué programa facturas hoy y quién te lo mantiene. Es el paso que más gente tiene sin resolver.
• Pregunta a tu proveedor de software si su programa va a emitir y recibir factura electrónica estructurada, y para cuándo.
• Si facturas en Word, en Excel o a mano, empieza a valorar un programa ya. No hace falta comprarlo hoy, sí saber qué opciones tienes.
• Guarda por escrito lo que te diga tu proveedor. Si llegado el momento no cumple, ese correo vale.

Fuentes oficiales

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece). BOE.
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, reglamento de la factura electrónica entre empresas. BOE.
• Orden Ministerial de desarrollo técnico: pendiente de publicación en el momento de escribir esto. Es la que fijará el plazo definitivo.