Antes de encargar un agente de IA, comprueba tus documentos

Un agente de IA corporativo es un sistema que responde preguntas o ejecuta tareas con los documentos y los datos de tu empresa. Lo que decide si funciona no es el modelo, es el estado de esos documentos. Aquí tienes cinco comprobaciones que haces tú, con lápiz y papel, antes de pedir presupuesto a nadie.

Qué es, en tres líneas

Un chatbot genérico responde con lo que aprendió en su entrenamiento. Un agente corporativo, en el momento de responder, busca antes en tus documentos o en tus sistemas y construye la respuesta con lo que encuentra. Por eso se equivoca con la misma facilidad con la que tus documentos se contradicen.

Cinco comprobaciones antes de encargar nada

Reserva una hora. Coge cinco documentos que tu equipo consulta de verdad, como un procedimiento, una tarifa, un contrato tipo, una política interna o una guía de uso. Con esos cinco, responde a esto.

1. Dónde vive cada documento

Apunta el sitio exacto de cada uno: carpeta compartida, SharePoint, correo, el disco de una persona, un programa de gestión. El agente solo puede leer lo que está en un lugar al que se le dé acceso.

Suspenso si algún documento solo existe como adjunto de un correo o en el ordenador de una persona.

2. Cuántas versiones hay del mismo documento

Busca cada uno por nombre y cuenta las copias, con sufijos como "final", "definitivo" o "nuevo". Si hay dos versiones, el agente puede contestar con la vieja y no habrá forma de verlo desde fuera.

Suspenso si en dos de los cinco hay más de una versión circulando.

3. Quién lo actualiza y cuándo se tocó por última vez

Para cada documento, escribe el nombre de la persona responsable y la fecha de la última revisión. Un documento sin responsable se queda desactualizado, y el agente lo seguirá citando con el mismo tono seguro.

Suspenso si dos o más documentos no tienen responsable o llevan más de un año sin revisarse.

4. Quién puede ver qué

Marca qué documentos contienen datos personales, precios que no son públicos o información de una sola área. Antes de conectar un agente hay que decidir qué puede leer y qué no, y quién puede preguntarle cada cosa. Si hay datos personales, esa decisión necesita su base legal. Se mira caso por caso y no se resuelve en un artículo.

Suspenso si no sabes decir quién tiene hoy acceso a cada documento.

5. Cómo vas a medir que funciona

"Responde bien" no se puede medir. Un criterio medible es otro: durante una semana, apunta diez preguntas reales que tu equipo hace sobre esos documentos y cuánto tarda alguien en contestarlas hoy. Ese número es tu punto de partida. Un agente que no lo mejora, o que lo mejora a costa de respuestas equivocadas, no ha cumplido.

Suspenso si no puedes escribir el número que quieres mejorar.

"Un agente conectado a documentos desordenados no arregla el desorden. Lo contesta con más seguridad."

Cómo leer el resultado

• Ningún suspenso o uno. Tus documentos están en condiciones. Ya tiene sentido hablar de un agente, y llegas con el punto de partida medido.
• Dos o tres. Primero ordena. Elige un solo conjunto de documentos, una sola versión de cada uno y un responsable por documento. Con eso ya mejora el trabajo de tu equipo sin ninguna IA.
• Cuatro o cinco. Todavía no compensa. Un agente construido ahora disfrazaría el desorden en lugar de resolverlo.

Casos de uso con documentos propios

• Búsqueda documental. Preguntar en lenguaje normal y recibir la respuesta con el documento del que sale, para poder comprobarla.
• Asistente interno. Dudas frecuentes sobre procesos o políticas internas, con respuesta basada en los documentos vigentes.
• Clasificación de documentos. Facturas, contratos o correos que se ordenan y se extraen en vez de hacerse a mano.

En los tres, la comprobación de arriba es la misma.